Ravindra Bagale · Excelसर्व coursesया course चे lessonsशोधाEnglish

Excel · मराठी आवृत्ती

Excel मध्ये PivotTable, Pivot Chart, Slicer आणि Timeline वापरून Sales Dashboard कसा बनवायचा (Step by Step)

By · सहज मराठीत explanation · English version

या page मध्ये

मागच्या chapter मध्ये तुम्ही पहिल्या PivotTables बनवल्या. आता त्या एकाच screen वर आणून clickable करायच्या. शेवटी तुमच्याकडे sales dashboard असेल: 4 KPI cards, 4 charts, 2 slicers आणि एक timeline. Pune वर click केलं की सगळे आकडे बदलतात; FEB वर click केलं की फक्त February दिसतो. एकही formula बदलायचा नाही.

Download: sales-dashboard-practice.xlsx (24 orders, pivot plan आणि उत्तरं तपासायला) आणि sales-dashboard-finished.xlsx (पूर्ण dashboard).

पूर्ण sales dashboard

Figure 1. पूर्ण dashboard: Revenue ₹4,25,000, Profit ₹71,310, 24 orders, margin 16.8%.

1. Data तयार करा: Excel Table बनवा

का (Why)

Dashboard तितकाच चांगला, जितका त्याचा data. PivotTable एक table वाचते. Data Excel Table मध्ये असेल तर नवीन rows refresh केल्यावर आपोआप येतात.

काय (What)

आपला data म्हणजे January ते March 2026 मधल्या 24 orders, 4 cities मध्ये (Pune, Nashik, Nagpur, Solapur). एक row = एक order. Columns: Order_ID, Order_Date, City, Category, Revenue आणि Profit. एकूण revenue ₹4,25,000 आणि एकूण profit ₹71,310.

SalesData sheet

Figure 2. Practice file मधली SalesData sheet. पिवळ्या cells मध्ये input.

कसं (How)

  1. Practice file उघडा, SalesData sheet वर जा. Data मधल्या कोणत्याही एका cell वर click करा, उदा. C5.

    Excel SalesData sheet with 24 orders, cell C5 selected

    Step 1.1

  2. Ctrl+T दाबा. Create Table box मध्ये =$A$1:$F$25 दिसेल. My table has headers tick ठेवा आणि OK करा.

    Create Table dialog with range $A$1:$F$25 and My table has headers ticked

    Step 1.2

  3. Table Design tab वर जा. Table Name box मध्ये SalesData type करा आणि Enter दाबा.

    Table Design tab with Table Name SalesData

    Step 1.3

2. PivotTable ने 4 KPI numbers बनवा

का (Why)

KPI म्हणजे Key Performance Indicator: manager सगळ्यात आधी वाचतो तो एक मोठा आकडा. Revenue, profit, orders आणि margin 5 seconds मध्ये business कसा चाललाय ते सांगतात.

काय (What)

तीन छोट्या PivotTables, Rows मध्ये काहीच नाही आणि Values मध्ये एक field: Sum of Revenue = 4,25,000, Sum of Profit = 71,310, Count of Order_ID = 24. चौथा KPI, Profit Margin = profit ÷ revenue = 16.8%. Margin हा column नाही, म्हणून formula वापरायचा.

KPIPivot (PivotData sheet)Value
Total RevenueA3: Sum of Revenue₹4,25,000
Total ProfitC3: Sum of Profit₹71,310
Total OrdersE3: Count of Order_ID24
Profit MarginG4: =C4/A416.8%

कसं (How)

  1. SalesData table मध्ये click करा. Insert › PivotTable वर जा.

    Insert tab with PivotTable button highlighted

    Step 2.1

  2. Box मध्ये Table/Range: SalesData दिसेल. New Worksheet निवडा आणि OK करा.

    PivotTable from table or range dialog, New Worksheet selected

    Step 2.2

  3. PivotTable Fields pane मध्ये Revenue ओढून Values मध्ये टाका. A4 मध्ये 4,25,000 दिसेल.

    PivotTable Fields pane with Revenue in Values, pivot shows Sum of Revenue 4,25,000

    Step 2.3

  4. Sheet tab वर double-click करून नाव PivotData ठेवा. Pivot copy करून C3 आणि E3 ला paste करा. C3 वाल्या copy मध्ये Revenue ऐवजी Profit टाका (71,310). E3 वाल्या copy मध्ये Values मध्ये Order_ID टाका (Count = 24).

    PivotData sheet with three KPI pivots: revenue, profit and count of orders

    Step 2.4

  5. G4 मध्ये =C4/A4 type करा (profit ÷ revenue). Home › % click करा. 16.8% दिसेल.

    Profit Margin formula =C4/A4 in G4 showing 16.8%

    Step 2.5

3. 4 Pivot Charts बनवा

का (Why)

आकडे सांगतात किती. Charts दाखवतात कुठे आणि कधी: कोणता महिना वाढला, कोणती city पुढे आहे.

काय (What)

प्रत्येक chart साठी PivotData sheet वर वेगळी PivotTable लागते: (1) months › line chart, (2) category › column chart, (3) city › bar chart, (4) city, revenue आणि profit › clustered column chart.

कसं (How)

  1. A7 ला नवीन pivot बनवा (Insert › PivotTable › Existing Worksheet). Order_Date Rows मध्ये टाका: Excel स्वतः Months जोडतो. Revenue Values मध्ये: Jan 1,27,000, Feb 1,46,000, Mar 1,52,000.

    Month pivot at A7 with Order_Date in Rows, grouped by Months

    Step 3.1

  2. Month pivot मध्ये click करा. PivotTable Analyze › PivotChart वर जा.

    PivotTable Analyze tab with PivotChart button highlighted

    Step 3.2

  3. Insert Chart मध्ये Line निवडा आणि OK करा. हा Monthly Revenue chart.

    Insert Chart dialog with Line selected

    Step 3.3

  4. A13 ला pivot: Category Rows मध्ये, Revenue Values मध्ये. Clustered Column PivotChart टाका. Electronics सगळ्यात जास्त: 2,43,000.

    Category pivot with a clustered column Pivot Chart

    Step 3.4

  5. E7 ला pivot: City Rows, Revenue Values › Bar chart. अजून एक E14 ला: City Rows, Revenue आणि Profit Values › Clustered Column chart. Pune पुढे: 1,94,000.

    City pivots with a bar chart and a revenue vs profit column chart

    Step 3.5

  6. Dashboard नावाची नवीन sheet जोडा. प्रत्येक chart वर click करा, Ctrl+X, Dashboard वर जाऊन Ctrl+V. 4 charts एका row मध्ये ठेवा.

    Dashboard sheet with the four charts in one row

    Step 3.6

4. City आणि Category साठी Slicers जोडा

का (Why)

Slicer म्हणजे buttons चा box, एका click मध्ये pivot filter करतो. Excel न येणाराही तो वापरू शकतो.

काय (What)

आपण दोन slicers जोडतो: City (Nagpur, Nashik, Pune, Solapur) आणि Category (Electronics, Fashion, Grocery). हिरवं button म्हणजे selected; एका button वर click केलं की फक्त तेच दिसतं.

कसं (How)

  1. PivotData sheet वर कोणत्याही pivot मध्ये click करा (उदा. A4). PivotTable Analyze › Insert Slicer वर जा.

    PivotTable Analyze tab with Insert Slicer highlighted

    Step 4.1

  2. City आणि Category tick करा. OK करा. दोन slicer boxes दिसतील.

    Insert Slicers dialog with City and Category ticked

    Step 4.2

  3. Pune वर click करा. A4 वाली pivot 1,94,000 होते. पण बाकीच्या pivots अजून बदलत नाहीत: नवीन slicer फक्त ज्या pivot मधून बनवला तीच control करतो.

    City slicer with Pune selected; only one pivot changed

    Step 4.3

5. एक slicer सगळ्या pivots ला जोडा (Report Connections)

का (Why)

ही सगळ्यात महत्त्वाची step. ही नसेल तर Pune वर click केल्यावर एकच आकडा बदलतो आणि बाकी dashboard चुकीचे (सगळ्या cities चे) आकडे दाखवतो.

काय (What)

Report Connections म्हणजे एकाच data वरच्या सगळ्या pivots ची list. Pivot tick केली की slicer ती पण filter करतो. सातही pivots SalesData table मधून आल्या आहेत, म्हणून सातही tick करता येतात.

कसं (How)

  1. दोन्ही slicers cut (Ctrl+X) करून Dashboard sheet वर डावीकडे paste करा. City slicer वर right-click करून Report Connections निवडा.

    Right-click menu on the City slicer with Report Connections highlighted

    Step 5.1

  2. सातही pivots tick करा आणि OK करा. Category slicer साठी पण असंच करा.

    Report Connections dialog with all seven PivotTables ticked

    Step 5.2

  3. पुन्हा Pune वर click करा. आता चारही cards आणि चारही charts एकत्र बदलतात: Revenue ₹1,94,000, Profit ₹30,300, Orders 8, Margin 15.6%.

    Dashboard after clicking Pune: every card and chart shows Pune only

    Step 5.3

6. Dates साठी Timeline जोडा

का (Why)

Manager विचारतो: February कसा गेला? Timeline एका महिन्यावर click करून उत्तर देते, कोणताही formula न बदलता.

काय (What)

Timeline म्हणजे dates साठीचा slicer. त्यात months ची पट्टी दिसते; click किंवा drag करून period निवडायचा. तो फक्त खऱ्या Excel dates असलेल्या column वर चालतो, जसा Order_Date.

कसं (How)

  1. कोणत्याही pivot मध्ये click करा. PivotTable Analyze › Insert Timeline वर जा.

    PivotTable Analyze tab with Insert Timeline highlighted

    Step 6.1

  2. फक्त date columns दिसतात. Order_Date tick करा आणि OK करा.

    Insert Timelines dialog with Order_Date ticked

    Step 6.2

  3. Timeline Dashboard च्या वर हलवा. त्यावर right-click › Report Connections › सातही pivots tick › OK. FEB वर click करा: Revenue ₹1,46,000, Orders 8.

    Dashboard with the timeline set to February 2026

    Step 6.3

7. Dashboard ची मांडणी करा

का (Why)

माणूस screen वरून-डावीकडून वाचतो. ठरलेल्या मांडणीत सगळ्यात महत्त्वाचे आकडे जिथे नजर आधी जाते तिथे येतात.

काय (What)

वर title. Title खाली timeline. डावीकडे slicers. एका row मध्ये 4 KPI cards. Cards खाली 4 charts. KPI cards म्हणजे PivotData वरच्या pivots ला link केलेल्या cells.

कसं (How)

  1. Dashboard वर B4 मध्ये Total Revenue लिहा. B5 मध्ये =PivotData!A4 type करा (address type करा; pivot वर click केलं तर Excel लांब GETPIVOTDATA formula लिहितो). Font मोठा करा. Profit (=PivotData!C4), Orders (=PivotData!E4) आणि Margin (=PivotData!G4) साठी पण असंच.

    KPI card cell B5 with formula =PivotData!A4

    Step 7.1

  2. मांडणी: वर title, त्याखाली timeline, डावीकडे slicers, एका row मध्ये 4 cards, खाली 4 charts.

    Final dashboard layout with title, timeline, slicers, KPI cards and charts

    Step 7.2

Pivot plan sheet

Figure 3. Pivot plan sheet: प्रत्येक pivot, तिचे fields आणि chart.

8. Dashboard professional दिसेल असा करा

का (Why)

स्वच्छ dashboard वर विश्वास बसतो. Grid lines, grey buttons आणि वाकडे charts असतील तर तो कच्च्या sheet सारखा दिसतो.

काय (What)

चार finishing touches: gridlines लपवा, charts वरचे grey field buttons लपवा, charts align करा, आणि data बदलला की refresh करा. 2–3 रंग आणि decimals शिवाय ₹ format वापरा.

कसं (How)

  1. View वर जा आणि Gridlines untick करा.

    View tab with Gridlines highlighted

    Step 8.1

  2. एका chart वर click करा. PivotChart Analyze › Field Buttons › Hide All. प्रत्येक chart साठी करा.

    PivotChart Analyze tab with Field Buttons highlighted

    Step 8.2

  3. Ctrl धरून 4 charts वर click करा. Shape Format › Align › Align Top, मग Distribute Horizontally.

    Shape Format tab with Align highlighted

    Step 8.3

  4. SalesData खाली नवीन orders जोडल्या की Data › Refresh All करा. सगळ्या pivots, cards आणि charts update होतात.

    Data tab with Refresh All highlighted

    Step 8.4

9. Fields आणि formulas

एखादा आकडा चुकीचा वाटला, तर तो कुठून आला ते ही table सांगते.

कुठेRowsValues / formulaकशासाठी
PivotData A3(रिकामं)Sum of RevenueTotal Revenue card
PivotData C3(रिकामं)Sum of ProfitTotal Profit card
PivotData E3(रिकामं)Count of Order_IDTotal Orders card
PivotData G4-=C4/A4Profit Margin card
PivotData A7Order_Date (Months)Sum of RevenueLine chart
PivotData A13CategorySum of RevenueClustered Column chart
PivotData E7CitySum of RevenueBar chart
PivotData E14CitySum of Revenue, Sum of ProfitClustered Column chart
Dashboard B5-=PivotData!A4KPI card
Finished file ची PivotData sheet

Figure 4. Finished file मध्ये हेच summaries SUMIFS formulas ने बनवले आहेत, म्हणून ती कोणत्याही Excel मध्ये आणि LibreOffice मध्ये उघडते. पिवळे City, Category आणि Month drop-downs slicers आणि timeline चं काम करतात.

10. आकडे तपासा

चुकीचा आकडा दाखवणारा dashboard नसलेल्यापेक्षा वाईट. माहीत असलेल्या उत्तरांनी तपासा:

ClickRevenueProfitOrdersMargin
काहीच नाही (सगळं)₹4,25,000₹71,3102416.8%
City = Pune₹1,94,000₹30,300815.6%
Timeline = FEB₹1,46,000₹22,320815.3%
Pune + FEB₹50,000₹6,360212.7%
Category = Fashion₹99,000₹29,700830.0%

11. नेहमीच्या चुका

चूककाय बिघडतंउपाय
Slicer सगळ्या pivots ला जोडला नाहीएकच card बदलतो, बाकी सगळ्या cities चे आकडे दाखवतात.Slicer वर right-click › Report Connections › सगळ्या pivots tick.
Pivots वेगवेगळ्या ranges वरूनत्या Report Connections मध्ये दिसत नाहीत.सगळ्या pivots एकाच SalesData table वरून बनवा.
Dates text म्हणून type केल्याInsert Timeline मध्ये field दिसत नाही.Order_Date खऱ्या dates मध्ये बदला.
Refresh विसरलातनवीन orders dashboard मध्ये येत नाहीत.Data › Refresh All.
Margins ची average घेतलीMargin चुकतो.Margin = एकूण profit ÷ एकूण revenue (=C4/A4).
Filter लावून save केलंपुढच्याला वाटतं Pune म्हणजेच पूर्ण business.Save आधी सगळे slicers आणि timeline clear करा.

12. अजून business उदाहरणं

प्रत्येक sale, visit किंवा bill साठी एक row ठेवणाऱ्या कोणत्याही business ला हेच 8 steps चालतात:

BusinessData columnsKPI cardsSlicersTimeline
Clinic (OPD) dashboardVisit_Date, Doctor, Department, Fee, Patient_Typeएकूण fees, visits, नवीन patients %, सरासरी feeDoctor, DepartmentVisit_Date
Coaching class fee dashboardReceipt_Date, Batch, Course, Fee_Paid, Fee_Dueजमा fees, बाकी fees, fees भरलेले, collection %Batch, CourseReceipt_Date
Restaurant dashboardBill_Date, Outlet (Pune/Nashik), Item_Group, Bill_Amount, CoversSales, bills, covers, सरासरी billOutlet, Item_GroupBill_Date

13. FAQ

Slicers आणि timeline साठी Microsoft 365 लागतो का?

नाही. PivotTable slicers Excel 2010 पासून आणि Timeline Excel 2013 पासून Windows आणि Mac वर चालतात. Excel for the web मध्ये file मध्ये आधीच असलेले slicers आणि timelines वापरता येतात.

माझा slicer एकच pivot का बदलतो?

नवीन slicer फक्त ज्या pivot मधून बनवला तिलाच जोडलेला असतो. Right-click › Report Connections › सगळ्या pivots tick करा.

Timeline insert का होत नाही?

Timeline ला खऱ्या Excel dates चा column लागतो. Order_Date text असेल तर आधी dates मध्ये बदला.

नवीन orders कशा जोडायच्या?

SalesData table खालच्या पहिल्या रिकाम्या row मध्ये type करा. Table आपोआप वाढतो. मग Data › Refresh All.

14. घरी करून पाहा

  1. Category slicer मध्ये Fashion वर click करा. Margin card काय दाखवतो? (30.0%.)
  2. Nashik वर click करा आणि timeline MAR ठेवा. Revenue किती? (₹48,000, 2 orders.)
  3. Filters clear करून timeline JAN ठेवा. Orders किती? (8, revenue ₹1,27,000.)
  4. SalesData खाली नवीन order जोडा: ORD2025, 31-03-2026, Solapur, Grocery, 5,000, 750. Refresh All करा. नवीन total revenue किती? (₹4,30,000.)

थोडक्यात उजळणी

  1. Data ला Excel Table (Ctrl+T) बनवा, नाव SalesData.
  2. 3 KPI pivots + 1 margin formula: ₹4,25,000, ₹71,310, 24 orders, 16.8%.
  3. अजून 4 pivots वरून 4 Pivot Charts; charts Dashboard वर हलवा.
  4. Slicer text fields filter करतो; Timeline dates filter करते.
  5. Report Connections मुळे एक slicer किंवा timeline सातही pivots ला जोडला जातो.
  6. Gridlines आणि field buttons लपवा, charts align करा, नवीन data नंतर Refresh All.

झटपट उजळणी cards

हा chapter दोन मिनिटांत revise करा: 1 interview card, 1 comparison card आणि 2 revision cards. Cards इंग्रजीत आहेत; phone वर save करा किंवा PNG download करा. सगळे आकडे सरावासाठी काल्पनिक.

Interview card: In an Excel dashboard, what does a slicer's Report Connections do?
Card 1 of 4: Interview card · Download PNG
Comparison card: Slicer vs Timeline in an Excel sales dashboard
Card 2 of 4: Comparison card · Download PNG
Revision card 1: Excel sales dashboard: how do you make the 4 KPI cards?
Card 3 of 4: Revision card 1 · Download PNG
Revision card 2: Excel Timeline: how do you filter a PivotTable dashboard by month?
Card 4 of 4: Revision card 2 · Download PNG

Excel for Mechanical: BOM, Job Card, Maintenance आणि प्लांट फाइल्स (टेम्प्लेट्ससह)

By Last updated:

हा guide mechanical industry मध्ये Excel रोज वापरणाऱ्यांसाठी आहे. येथे प्रत्येक सामान्य file, सूत्रं आणि downloadable templates आहेत. सगळे आकडे सरावासाठी काल्पनिक आहेत.

तुम्ही काय शिकाल

Downloads: mechanical-bom-jobcard-cost.xlsx · mechanical-production-scrap.xlsx · mechanical-maintenance-spares.xlsx · mechanical-vendor-rfq.xlsx

फक्त उदाहरण डेटा

नावं, रक्कम, दर हे सरावासाठी काल्पनिक आहेत. खऱ्या कामासाठी तुमच्या संस्थेचे नियम पाहा.

1. कोण Excel वापरतो

Role Excel काम
Production planner Job cards, capacity, daily output.
Shop floor supervisor Production log, scrap/rejection, downtime.
Design / process engineer BOM, routing, standard time.
Maintenance technician Breakdown log, preventive schedule, spares used.
Stores / tool crib Spare parts stock, tool issue/return.
Costing / accounts Job cost sheet, material + labour + overhead.

2. प्रत्येक सामान्य Excel file

File काय ठेवते
Bill of Materials (BOM) Parent part, child part, qty per parent, UOM, scrap %.
Job card / work order Job no, part, qty, machine, start, finish, operator, status.
Machine maintenance log Machine, breakdown date, fault, downtime hours, action, cost.
Preventive maintenance schedule Machine, frequency days, last done, next due, overdue flag.
Production daily output Date, shift, part, plan qty, actual qty, efficiency %.
Scrap / rejection register Date, part, qty rejected, reason, rework or scrap.
Spare parts inventory Part no, description, min, max, stock, reorder flag.
Job cost sheet Material, labour hours × rate, overhead %, total cost per job.
Tool crib issue register Tool ID, issued to, issue date, return date, overdue.
Vendor RFQ compare Item, vendor A/B/C quote, lead time, choose lowest landed.

3. सूत्रं

नाव Formula काय करते
Required qty =parent_order_qty*qty_per* (1+scrap_pct) BOM explosion with scrap.
Efficiency % =actual/plan Daily output.
Downtime hours =end_time-start_time Format as [h]:mm or decimal hours.
Reorder flag =IF(stock<=min,"Reorder","OK") Spares.
Next PM due =last_done+frequency_days Preventive maintenance.
Overdue PM =IF(TODAY()>next_due,"Overdue","OK") PM status.
Job cost =material+labour_hours*rate+overhead Cost sheet.
Rejection % =rejected/produced Quality.

4. Who uses Excel on the shop floor

Why

A plant runs on job cards, BOMs and maintenance lists. Excel is often the bridge before ERP.

What

Six roles and the files they update.

How

  1. Read the Roles table.
  2. Open each template and name the sheet that matches your role.
  3. Related: manufacturing planning system chapter for capacity and rejects.

5. BOM and job card

Why

Without a BOM, stores issue the wrong parts. Without a job card, nobody knows which machine is busy.

What

A multi-level-style BOM (parent–child rows) and a job card list.

How

  1. Download mechanical-bom-jobcard-cost.xlsx › BOM.
  2. Required qty = Order qty × Qty per × (1+Scrap%).
  3. Open Job cards; filter Status = Open.
  4. Change Order qty in yellow; required qty recalculates.

6. Production output, scrap and job cost

Why

Plan vs actual shows efficiency. Scrap reasons show quality. Cost sheet shows if the job made money.

What

Daily output log, scrap register and a job cost sheet.

How

  1. Open mechanical-production-scrap.xlsx.
  2. Efficiency % = Actual ÷ Plan (green).
  3. On Scrap, use Rejection % = Rejected ÷ Produced.
  4. On Cost sheet, Total = Material + Labour + Overhead.

7. Maintenance, spares and tool crib

Why

Breakdowns stop output. Spares and tools must be in stock and returned on time.

What

Breakdown log, preventive schedule, spare inventory and tool issue register.

How

  1. Open mechanical-maintenance-spares.xlsx › PM schedule.
  2. Next due = Last done + Frequency days; Overdue uses TODAY().
  3. On Spares, Reorder when Stock <= Min.
  4. On Tool crib, filter Return date blank for tools still out.

8. Vendor RFQ compare

Why

Buying teams compare quotes. Lowest price is not always best if lead time is long.

What

A simple RFQ sheet with three vendors and a Choose formula.

How

  1. Open mechanical-vendor-rfq.xlsx.
  2. Landed = Quote + Freight.
  3. Choose = vendor with lowest landed (teaching INDEX/MATCH).
  4. Yellow = quotes you type; green = choice.

Common mistakes

Mistake Problem Fix
BOM qty as text Required qty will not calculate. Use numbers; UOM in its own column.
Plan and actual on different rows without job no Cannot match efficiency. One row per job/shift with both plan and actual.
PM next due typed by hand Schedule drifts. Use Last done + Frequency days.
Negative stock allowed without flag Shop issues parts you do not have. Reorder flag when Stock <= Min.
Mixing tool issues into spare stock Both lists become wrong. Separate sheets.

FAQ

Is this a full ERP?

No. These are teaching templates for workshops and small plants that still run Excel.

What is BOM?

Bill of Materials — the list of parts and quantities needed to build one parent item.

What is a job card?

A work order: which part, how many, on which machine, by whom, start and finish.

How is downtime counted?

Finish time minus start time of the breakdown, in hours.

Are scrap % and overhead % industry standards?

No. They are made-up teaching values. Use your plant’s standards.

Try at home

  1. On BOM, for parent HS-100 and order qty 10, what is required qty of the child with 5% scrap?
  2. On Daily output, what is efficiency for Shift A on the sample day?
  3. On PM schedule, how many machines are Overdue?
  4. On RFQ, which vendor is chosen for item BRG-6204?

Recap

  1. Roles आणि files यादी लक्षात ठेवा.
  2. Yellow = input, green = formula.
  3. Related chapters मध्ये focused lessons आहेत.
  4. Templates download करून सराव करा.

Quick revision cards

Interview card
Card 1: Interview card · Download PNG
Comparison card
Card 2: Comparison card · Download PNG
Revision card
Card 3: Revision card · Download PNG
Share: