# 10.3 Folderमधले monthly bank statements combine करा

Source: https://ravindrabagale.com/mr/excel/ch10-power-query-in-excel/10-3-get-data-from-folder-combining-monthly-bank.html
Language: mr (Marathi with English technical terms)

प्रत्येक महिन्याचा समान schemaचा CSV एका folderमध्ये ठेवला की combine queryने सर्व files एकत्र वाचता येतात. खालील account आणि transactions काल्पनिक आहेत.

Windows example folder: D:\Statements\SavingsAC\. Files: Stmt_2026_04.csv, Stmt_2026_05.csv, Stmt_2026_06.csv. तुमच्या computerचा प्रत्यक्ष folder path वापरा.

Sample transactions

 | Date
 | Narration
 | Ref No
 | Debit
 | Credit
 | Balance

 | 01-06-2026
 | NEFT-SALARY JUN 2026-ACME ANALYTICS PVT LTD
 | N152600001
 | 
 | 65,000.00
 | 82,450.00

 | 02-06-2026
 | UPI/BLINKIT/PUNE/615300012345
 | 615300012345
 | 412.00
 | 
 | 82,038.00

 | 04-06-2026
 | ATM WDL/HADAPSAR PUNE
 | A0604001
 | 5,000.00
 | 
 | 77,038.00

 | 07-06-2026
 | IMPS/P2P/RUHI BAGALE/615800098765
 | 615800098765
 | 2,000.00
 | 
 | 75,038.00

 | 10-06-2026
 | UPI/AMAZON NOW/NASHIK/616100054321
 | 616100054321
 | 289.00
 | 
 | 74,749.00

 | 15-06-2026
 | NEFT-RENT JUN-RAJA
 | N166600002
 | 15,000.00
 | 
 | 59,749.00

Steps

Data › Get Data › From File › From Folder › folder निवडा. Connector तुमच्या editionमध्ये उपलब्ध हवा.

File-list previewवर Transform Data करून आधी Extension = .csv filter करा; ~$ temporary files, hidden files, unrelated exports आणि backup duplicates वगळा.

Content columnचा Combine Files पर्याय किंवा Combine & Transform वापरा. Sample file, encoding, delimiter आणि headers तपासा.

Sample File, Transform Sample File, Transform File helper queries आणि combined query तयार होतात. Source.Name जपा; row कोणत्या fileमधून आली हे कळेल.

Dateला sourceनुसार locale; Debit, Credit, Balanceला योग्य numeric types द्या.

Debit/Creditमधला null “या बाजूला transaction नाही” असा statementचा नियम असेल तरच 0 करा. Unknown किंवा parse errorला 0 करू नका.

Date › Add Column › Date › Start of Monthने month key बनवा. फक्त month name घेतल्यास वेगवेगळी वर्षं मिसळू शकतात.

Txn Type custom column आणि Net = [Credit] - [Debit] जोडा.

Close & Load To › PivotTable Report, उपलब्ध असल्यास; नाहीतर Table load करून Pivot तयार करा. Month आणि Txn Typeनुसार Debit summarize करा.

Julyची matching file folderमध्ये ठेवा आणि Refresh All. Row count, schema आणि totals तपासा.

Narration classification

Source logicमध्ये SALARY आधी तपासला जातो; म्हणून NEFT-SALARY salary म्हणून येतो:

= if Text.Contains([Narration], "SALARY") then "Salary"
  else if Text.StartsWith([Narration], "UPI") then "UPI"
  else if Text.StartsWith([Narration], "NEFT") then "NEFT"
  else if Text.StartsWith([Narration], "IMPS") then "IMPS"
  else if Text.StartsWith([Narration], "ATM") then "ATM"
  else "Other"

Production-style inputमध्ये Narration null किंवा lowercase असू शकतो. आधी normalized text variable करा: n = if [Narration] = null then "" else Text.Upper(Text.Trim([Narration])); मग Text.Contains/StartsWithमध्ये n वापरा. “Other” हा review group आहे; narrationवरचा rule अंतिम आर्थिक classification नाही.

Expected sample totals

Salary Credit ₹65,000; UPI Debit ₹701; ATM ₹5,000; IMPS ₹2,000; NEFT ₹15,000. Total Debit ₹22,701 आणि net movement ₹42,299. Balance हा point-in-time value आहे; त्याची Sum monthly balance म्हणू नका.

Practice

April–Juneच्या प्रत्येकी दहा काल्पनिक rows बनवा. Combine, classify आणि monthly spend Pivot करा. July add करून फक्त नवीन expected rows वाढल्या का पाहा. Overlapping statement periods असतील तर transaction keyवर duplicates review करा.

रवींद्र बागले यांची tip

Combine करण्याआधी file list clean करा. Same columns असणं आणि transactions repeat नसणं दोन्ही तपासा. Folderमध्ये file पडली म्हणजे ती आपोआप valid data होत नाही.