Excel · मराठी आवृत्ती

4.10 Lookup errors — कारण शोधण्याची सोपी पद्धत

रवींद्र बागले यांच्या course वर आधारित · सहज मराठीत explanation

नेहमी दिसणाऱ्या अडचणी

• Value दिसते पण #N/A: extra spaces किंवा CHAR(160). दोन्ही बाजूंच्या keys clean करा.
• Numeric ID ला #N/A: एका बाजूला number, दुसरीकडे text. VALUE, TEXT किंवा Text to Columns वापरा; leading zeros जपायचे आहेत का ठरवा.
• Error नाही पण answer चुकतो: approximate match, unsorted data किंवा missing FALSE.
• Column बदलल्यावर चुकीची value: hard-coded index. MATCH किंवा XLOOKUP वापरा.
• #REF!: column index table width बाहेर.
• फक्त पहिल्या row ला चालतं: lookup range $ ने lock केलेला नाही.
• फक्त पहिला match: lookup key duplicate आहे. सर्व matches हवेत तर FILTER. Valid duplicate data उगाच delete करू नका.
• XLOOKUP #VALUE!: arrays ची length वेगळी.
• #NAME?: जुन्या Excel मध्ये XLOOKUP उपलब्ध नाही; INDEX + MATCH वापरा.
• Workbook slow: खूप full-column lookups. Exact ranges/Tables, reusable MATCH किंवा Power Query merge विचारात घ्या.

चार checks ची routine

=XLOOKUP(A2,Master!$A$2:$A$50,Master!$C$2:$C$50) fail होतंय आणि expected match Master!A7 मध्ये आहे असं समजा.

1. =A2=Master!A7 — TRUE असेल तर values जुळतात; formula/ranges तपासा. FALSE असेल तर values Excel साठी वेगळ्या आहेत.
2. =LEN(A2) आणि =LEN(Master!A7) — lengths वेगळ्या असतील तर hidden characters शोधा.
3. =ISNUMBER(A2) आणि =ISNUMBER(Master!A7) — type mismatch तपासा.
4. Range lock, exact match आणि master च्या सर्व rows range मध्ये आहेत का तपासा.

कारण दुरुस्त केल्यावरच खरोखर missing values साठी if_not_found किंवा IFNA वापरा.

Example 1 — पुण्यातली काल्पनिक Mauli Dairy

Master मध्ये Customer Code 1001 हा number आहे. Milk-route export मध्ये तो text आहे. म्हणून दिसायला same असूनही lookup fail होतो.

=XLOOKUP(VALUE(A2),Master!$A$2:$A$50,Master!$B$2:$B$50) → Kulkarni Sweets. किंवा पूर्ण code column select करून warning icon › Convert to Number, किंवा Data › Text to Columns › Finish. IDs numeric बनवण्याआधी leading zeros चा अर्थ तपासा.

Example 2 — Kolhapur मधलं fictional Panchganga Gul Bhandar

Web page वरून आलेल्या Gul Cubes 5kg नावाच्या शेवटी non-breaking space आहे. या visible text ची length 12 आहे; extra character मुळे 13 होईल. TRIM ने length कमी होत नसेल आणि =CODE(RIGHT(A2,1)) चा result 160 असेल तर कारण सापडलं.

=VLOOKUP(TRIM(SUBSTITUTE(A2,CHAR(160)," ")), Products!$A$2:$C$40, 3, FALSE)

CHAR(160) ला normal space करून मग TRIM करा. Master मधली keyही clean आहे का तपासा.

Example 3 — Nashik Valley Grapes, fictional packing slabs

250 boxes साठी योग्य rate ₹35 आहे, कारण 100–499 slab लागू होतो. Unsorted table वर =VLOOKUP(250,Slabs!$A$2:$B$4,2,TRUE) चा result विश्वासार्ह नाही.

1. Min Boxes ascending 0, 100, 500 करा; मग VLOOKUP TRUE योग्य 35 देईल.
2. किंवा default search वापरून =XLOOKUP(250,Slabs!$A$2:$A$4,Slabs!$B$2:$B$4,,-1) वापरा.

Range lock विसरल्याचं example

P2 मधला =VLOOKUP(G2,Stores!A2:F8,3,FALSE) खाली P5 पर्यंत copy केल्यावर range Stores!A5:F11 होतो. Master च्या आधीच्या rows बाहेर पडतात. म्हणून त्याच Store ID ला एका row मध्ये answer आणि दुसऱ्यात #N/A.

Fix: F4 ने Stores!$A$2:$F$8 करा किंवा Excel Table reference वापरा.

आणखी sample check: BLK-NSK-01 ची visible length 10 आहे. LEN 11 असेल तर extra character असू शकतो. =XLOOKUP(TRIM(G2),Stores!$A$2:$A$8,Stores!$C$2:$C$8) ने trailing ordinary space साफ होतो.

Practice

Trailing space, number/text mismatch, unsorted approximate match, unlocked range आणि wrong column index असे पाच failures वेगळ्या practice sheet वर तयार करून दुरुस्त करा.