# 2.4 Drop-down lists

Source: https://ravindrabagale.com/mr/excel/ch02-data-entry-tools/2-4-drop-down-lists.html
Language: mr (Marathi with English technical terms)

Data Validation मधला Allow: List पर्याय म्हणजे drop-down. प्रत्येकजण city वेगवेगळ्या पद्धतीने लिहिण्याऐवजी ठरलेलं नाव select करतो. त्यामुळे spelling आणि trailing spaces मुळे होणाऱ्या वेगळ्या entries कमी होतात.

Table वर आधारित city list

Lists नावाच्या sheet मध्ये A1 ला City header द्या आणि A2:A7 मध्ये शहरं लिहा.

Range select करून Ctrl + T ने Table बनवा. Table Design › Properties › Table Name मध्ये tblCity नाव द्या.

Formulas › Defined Names › Define Name मध्ये नाव CityList; Refers to: =tblCity[City]. Table मध्ये नवीन city आली की हा named reference वाढतो.

Orders चा City column select करा › Data › Data Tools › Data Validation › Allow: List › Source: =CityList. In-cell dropdown tick ठेवा › OK.

छोटी fixed list असेल तर Delivered,Cancelled,Returned थेट Source मध्ये देता येते.

Microsoft 365 मध्ये spill range साठी =$H$2# वापरता येतं; Module 9 मध्ये हे पुढे पाहू.

Payment Mode example

Source मध्ये UPI,Card,Cash on Delivery,Wallet द्या. वापरणाऱ्याला चार पर्याय दिसतील. Drop-down मधून निवडल्यावर naming consistent राहील. Excel validation text matching ने capitalization सक्तीने दुरुस्त होत नाही; import किंवा pasted data सुद्धा check करा.

तुमची practice

City, Platform — Blinkit / Amazon Now, आणि Status साठी drop-downs बनवा. City Table मध्ये Satara जोडा. Validation बदलल्याशिवाय तो पर्याय दिसतोय का तपासा.

रवींद्र बागले यांची tip

बदलत राहणारी मोठी list Source box मध्ये थेट लिहू नका. वेगळ्या sheet वर Table ठेवा आणि named range वापरा. Source item च्या शेवटी चुकून space आला तरी तो data मध्ये येऊ शकतो. List स्वतःही clean असली पाहिजे.