# 2.3 Data Validation — योग्य values भरू द्या

Source: https://ravindrabagale.com/mr/excel/ch02-data-entry-tools/2-3-data-validation.html
Language: mr (Marathi with English technical terms)

Data Validation म्हणजे cell मध्ये कोणत्या values भरता येतील याचा rule. चुकीची value भरताना message देता येतो किंवा ती entry थांबवता येते.

Qty साठी rule लावूया

I2:I1000 हा Qty range select करा.

Data › Data Tools › Data Validation उघडा.

Settings › Allow: Whole number › Data: between › Minimum 1 › Maximum 20.

Input Message मध्ये Title: Qty आणि Message: Enter 1 to 20 units.

Error Alert मध्ये Stop चुकीची entry थांबवतो. Warning पुढे जायचं का विचारतो. Information फक्त माहिती देतो. योग्य title आणि message देऊन OK करा.

आधीपासूनच्या चुकीच्या values शोधायला Data Validation ▾ › Circle Invalid Data.

आणखी rules

Whole number: Qty 1 ते 20.

Decimal: Unit Price 0 पेक्षा मोठी.

List: Status साठी Delivered, Cancelled, Returned.

Date: Order Date 01-04-2026 ते 31-03-2027.

Time: 06:00 ते 23:59.

Text length: pincode ची length 6. लक्षात ठेवा, length rule सहा characters तपासतो; ते सगळे digits आहेत का हे स्वतंत्रपणे तपासावं लागतं.

Custom: Order ID BLK किंवा AMN ने सुरू व्हायला हवा: खाली दिलेला पूर्ण rule वापरा.

=OR(LEFT(A2,3)="BLK",LEFT(A2,3)="AMN")

Unique ID साठी example

एका row मध्ये एकच पूर्ण order असलेल्या table मध्ये A2:A5000 select करून Custom rule असा देता येतो:

=COUNTIF($A$2:$A$5000,A2)=1

आपल्या Orders data मध्ये मात्र एक order अनेक product lines मध्ये येऊ शकतो. त्यामुळे त्याच Order ID ची पुनरावृत्ती योग्य असू शकते. हा uniqueness rule तिथे थेट लावू नका. Order-line ID सारखी खरंच unique असायला हवी अशी key वापरा.

तुमची practice

Qty 1–20 साठी Stop, FY 2026–27 मधल्या Order Date साठी Warning, आणि pincode च्या सहा-character length साठी rule लावा. प्रत्येकासाठी समजेल असा input message द्या.

रवींद्र बागले यांची tip

Validation म्हणजे data हमखास बरोबरच असेल अशी guarantee नाही. Copy-paste ने rule overwrite किंवा bypass होऊ शकतो, आणि जुन्या चुकीच्या values तशाच राहतात. Paste Special › Values वापरल्यावरही pasted values तपासा. Circle Invalid Data हा check करा.